הפקת אירועים קטנים אינה תעשייה חדשה, אך היא גדלה בשנים האחרונות עם עליית המדיה החברתית והטכנולוגיה. אירועים קטנים יכולים להיות כל דבר, החל מפגישות קטנות ועד מסיבות חברה. הפקת אירועים אלו מועברת לרוב למתכנני אירועים המתמחים ביצירתם ובניהולם.
הפקת אירוע קטן יכולה להיעשות לעיתים קרובות בבית על ידי צוות השיווק של החברה. עם זאת, חברה עשויה גם לבחור לבצע מיקור חוץ של חלק מהאחריות הללו לסוכנות חיצונית. באירועים קטנים, כמו כנסים, סדנאות וסמינרים, צוות ההפקה מוגבל בדרך כלל לאדם אחד או שניים. המשמעות היא שהם צריכים להיות מסוגלים לעשות הכל, החל מעיצוב והדפסת החומרים הפרסומיים לאירוע ועד לניהול חשבונות המדיה החברתית עבורו.
איך להפיק אירועים קטנים?
ניתן להפיק אירועים על ידי הזמנת מתכנן אירועים מקצועי או על ידי הזמנת מתכנן אירועים המתמחה באירועים בקנה מידה קטן. שכירת מתכנן אירועים מקצועי יעלה ככל הנראה יותר כי יש לו יותר ניסיון ומשאבים מאשר מישהו שמתמחה באירועים בקנה מידה קטן, אך הם גם מוכשרים יותר להפיק אירועים איכותיים ומוצלחים. אירועים אלו יכולים להיות כל דבר, החל ממסיבת יום הולדת קטנה בבית ועד לאירוע ספורטיבי גדול. ההפקה של אירועים אלה נעשית לרוב על ידי אדם אחד או צוות קטן של אנשים שעובדים יחד. הפקת אירועים אלו מצריכה תיאום של היבטים רבים ושונים המעורבים באירוע. זה כולל הכל מהמקום, לקייטרינג, לבילוי ועוד. חשוב שאנשים והיבטים אלה יהיו מאורגנים כך שכולם יוכלו לעבוד יחד בצורה חלקה ויעילה.
הפקת האירועים הללו דורשת גם רמה מסוימת של תכנון עבור כל היבט אינדיבידואלי כדי לוודא שזה נעשה בזמן ועם מספיק הכנה כדי שזה יצליח.הניתן לחלק את תהליך הפקת האירוע לחמישה שלבים: תכנון והכנה, יום האירוע, יום לאחר האירוע, ניתוח ומשוב לאחר אירוע, מעקב/המשך מחזור האירועים.
לסיכום, הפקת אירועים היא תהליך מורכב שדורש הרבה זמן ומשאבים. זו הסיבה שבדרך כלל הוא מועבר לאנשי מקצוע המתמחים בניהול אירועים. הפקת אירועים קטנים, לעומת זאת, יכולה להיעשות על ידי כל אחד עם מידת הידע וההכנה הנכונה.
